Štampanje iz Excela

Štampanje radnih listova

Nakon što unesete svoje podatke i formatirate radni list tako da bude lak za čitanje i sagledavanje, ako je to potrebno, možete ga i odštampati. Kliknite na File tab i uđite u Backstage da „zavirite iza pozornice“. Kliknite na Print čime ćete odštampati radni list prikazan na ekranu. Ukoliko želite da štampate više radnih listova istovremeno, npr. kada se štampa više meseci prodajnih rezultata a svaki mesec je snimljen u posebnom radnom listu, možete i to da postignete sledeći naredne korake za štampu više radnih listova koji se nalaze u istom Excel dokumentu. Pritisnite taster Ctrl i redom kliknite na sve tab‑ove radnih listova koje želite da štampate. Pređite na File tab, kliknite Print i najzad još jednom na Print. Pošto završite posao, kliknite na Return To Workbook da biste izašli iz Backstage pregleda.

I ovde možete da primenite olakšano alternativno grupno biranje zamenom tastera Ctrl tasterom Shift. Ako birate susedne radne listove, dovoljno je da kliknete na prvi tab radnog lista u nizu i nakon toga, držeći pritisnut taster Shift, kliknete na poslednji tab u nizu. Kliknite na dugme Quick u Quick Access toolbar‑u da biste grupno odštampali sve označene radne listove.

Izbor opcija štampača i papira

U svakodnevnom radu uglavnom koristimo papir A4 formata koji je apsolutni standard u Evropi. Ponekad zatrebaju i neki drugi formati, kao što su koverte i nalepnice. Excel će dozvoliti biranje između svih formata koji su podržani vašim štampačem. Ukoliko posedujete više štampača koji su povezani preko lokalne mreže, možete da birate onaj na kome ćete štampati. U zavisnosti od softvera koji je instaliran na vašem računaru, možete i da štampate dokumente u odgovarajuće fajlove koji pomenuti softverski alati prepoznaju.

Za početak izaberite štampač: kliknite na File tab, pa na Print i najzad na taster Printer. Kliknite na željeni štampač, ali obratite pažnju na to da su, u zavisnosti od korišćenog štampača kao i od mrežne konfiguracije, mogući i neočekivani obrti. Neki programi ne omogućavaju da vidimo i koristimo baš sve pobrojane opcije.

Da biste odabrali tip papira, kliknite na File tab pa Print i na kraju Paper. Odaberite veličinu papira i potvrdite sa OK. Napominjemo da ukoliko promenite veličinu papira za konkretan radni list, ta promena nije aktivna i nad drugim radnim listovima obrađivanog fajla, već samo nad označenim radnim listom.

Štampanje grid‑a i zaglavlja

Excel radi s tabelarnim podacima, pa je logično to što očekuje da podatke za obradu unosimo organizovano u strukturirane forme redova i kolona. Taj program, doduše, može da se snađe i s nepravilnim formama, kao i s raznovrsnim vrstama podataka. To znači da ne morate da unosite samo suvoparne brojeve u stroge pravougaone strukture redova i kolona. Možete dodavati i slike, kao što možete i tekst da postavljate mimo tabela. Strukturirajte podatke kako želite i pokušajte da napravite format koji će idealno izgledati na ekranu ako se podaci interaktivno kontrolišu i menjaju, a ako je potrebno samo izveštavanje, bolje je da ih već u startu pripremite za sjajan izgled na papiru.

Excel automatizuje mnoge zadatke, ali u želji da vam prepusti što više kontrole tokom rada, mnoge kontrole možete i sami, na osnovu osećaja, da optimalno koristite kako biste olakšali sebi svakodnevni rad. Možete da birate hoćete li štampati grid – pozadinsku mrežu koja omogućava lakše praćenje tabelarnih podataka bez toga da se pogled gubi klizeći uz i niz mnogobrojne redove i kolone sa sitnim znakovima. Osim toga, možete da birate i da li će se štampati i zaglavlja kolona i redova. Svako ko je štampao Microsoft Office dokumente zna da ono što je na ekranu lepo i efektno nakon štampe izgleda vizuelno neupotrebljivo, kao i u obratnoj optimizaciji: vrhunski odštampan dokument može da izgleda neupotrebljivo i vizuelno promašeno na ekranu. Upravo to dolazi do izražaja tokom pripreme za štampanje naših Excel dokumenata. Grid, zaglavlja redova i kolona veoma su korisni kao vodilje pri radu na ekranu, a kada pređemo na štampu, eto nama neočekivanog zagušenja i izlomljenog preloma koji ne samo da ne uliva poverenje već naprotiv, može da izazove odbojnost i podozrivost zbog naše aljkavosti i neodgovornosti. Zato Excel tu odluku prebacuje na nas, čime nas stimuliše da ovo pitanje ozbiljno i posvećeno rešimo tako što ćemo dozvoliti ili zabraniti štampu grid linija i zaglavlja redova i kolona.

Da biste štampali grid linije koje vidite na ekranu, kliknite na Page Layout tab pa u Sheet Options / Gridlines, uključite prekidač Print. Da biste štampali zaglavlja redova ili kolona, kliknite na Page Layout tab pa u Sheet Options grupi, pod Headlings, overite prekidač Print.

(Objavljeno u PC#244)